Методические рекомендации для педагогов ДПО при работе с программой Outlook
Программа Outlook предоставляет в распоряжение пользователя очень удобное средство работы – “Адресную книгу”. Даже если вы применяете электронную почту не только для общения с друзьями, “Адресная книга” поможет вам сэкономить время и избежать ошибок при вводе адреса. Диалоговое окно для работы с «Адресной книгой» открывается при активизации команды «Адресная книга» из меню «Сервис». Каждому контакту соответствует одна строка списка. Эта строка состоит из полей: полное имя, адрес электронной почты, домашний телефон, служебный телефон и другие, которые необходимы для хранения сведений об адресате. Список можно сортировать по каждому из перечисленных полей. Есть возможность сортировать данные по алфавиту в прямом или обратном порядке. Чтобы произвести сортировку по какому-либо полю, выполните щелчок на его названии. При повторном щелчке, данные будут сортироваться в обратном порядке. Для добавления нового контакта в «Адресную книгу», выберите папку, в которую его нужно поместить. В меню Файл выберите «Создать» и выберите пункт «Создать контакт». Открылось диалоговое окно «Свойства». Оно имеет несколько вкладок. По умолчанию активна вкладка Имя, на которой расположены поля для ввода основных сведений о получателе. При заполнении достаточно ввести имя, фамилию и адрес электронной почты. Введем данные в поля «Имя, Фамилия и Псевдоним». Они продублировались в поле «Отображать» и появились в заголовке окна «Свойства». Учтите, что адреса будут представлены в поле «Кому» так, как показано в поле «Отображать». Теперь заполните поле «Адреса электронной почты» и нажмите кнопку «Добавить». Адрес появится в поле расположенном ниже и будет рассматриваться как адрес по умолчанию. Затем, если хотите перейдите на вкладку «Домашние, Служебные» и так далее и занесите в соответствующие поля дополнительные сведения об адресате. После того как занесены все данные, которые вы сочли нужными, нажмите в окне «Свойства» кнопку «ОК». Распределение контактов по папкам и группам значительно облегчает поиск нужных адресатов и работу с ними. Например, если при отправлении сообщения «Кому» ввести название группы, то это письмо получат все ее члены. Щелкните на «Создать» и выберите пункт «Создать группу». Открылось диалоговое окно «Свойства». Укажите название группы в поле «Название группы». Для добавления в группу человека без занесения в «Адресную книгу», введите его имя и электронный адрес в нижнюю часть диалогового окна «Свойства» и нажмите кнопку «Добавить». Чтобы добавить в группу человека чей адрес занесен в Адресную книгу, нажмите «Выбрать» и выберите его имя из списка. Для добавления человека и в группу и в адресную книгу выберите «Создать контакт» и введите необходимые сведения. Один контакт может входить в различные группы. Для просмотра и изменения сведений об адресате в окне «Адресная книга» установите указатель мыши на записи соответствующей адресату и нажмите кнопку «Свойства». Более быстрый способ – двойной щелчок на записи, вы увидите уже знакомое диалоговое окно «Свойства», в котором можно просмотреть сведения об адресате и при необходимости изменить их. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши на группе и в появившемся контекстном меню выбрать пункт «Свойства».
Для удаления контакта из «Адресной книги» выполните щелчок на соответствующей ему записи в окне «Адресная книга» и нажмите кнопку «Удалить» на панели инструментов. Если удаляемый контакт входит в какие-либо группы, он будет удален и из этих групп. Если «Адресная» книга содержит много информации, поиск необходимого адресата удобно выполнять с помощью одного из следующих приемов: в поле «Введите» или «Выберите из списка» введите начальную букву имени искомого получателя. В списке адресов подсвечена первая запись, начинающаяся с этой буквы. После ввода второго символа, выделенной является запись, вначале которой содержится два указанных символа и так далее.
Воспользуйтесь кнопкой «Найти» в панели инструментов. После ее нажатия открывается окно поиск людей, где необходимо ввести сведения о получателе, которыми вы обладаете и нажать кнопку «Найти». Добавить имя в «Адресную книгу» можно также из почтовых сообщений. Для этого в папке «Входящие» или другой почтовой папке правой кнопкой мыши выделите сообщение и выберите «Добавить отправителя в Адресную книгу».
Можно настроить программу Outlook таким образом, чтобы при создании ответа адрес и имя получателя заносились в Адресную книгу автоматически. Для этого в программе Outlook выберите в меню «Сервис» пункт «Параметры». Во вкладке отправка сообщений включите флажок «Автоматически заносить в Адресную книгу получателей на чьи письма отвечает пользователь».
Курс 4.3.Современные основы работы на персональном компьютере (для учителя, педагога, психолога)
Курс 1.19. Современное учебное занятие в учреждении дополнительного образования детей в рамках ФГОС